LA SEPARATION DES TACHES

La séparation des tâches incompatibles est un des piliers d’un bon système de contrôle Interne. En effet, la non séparation des tâches a joué un rôle majeure dans les pertes subies par les banques (Bale 1998).

La séparation des tâches : en quoi elle consiste ?

La séparation des tâches incompatibles est un des principes des contrôles internes qui a consiste à une répartition des responsabilités et des fonctions de manière à éviter qu’une personne cumule des tâches incompatibles au point d’augmenter le risque d’erreurs ou de fraude. Cette séparation vise essentiellement à rendre:

•           La fraude difficile à réaliser parce qu’elle nécessite la complicité d’au moins deux personnes
•           L’évitation ou la détection des erreurs  plus facile et se font en temps opportun.

Ainsi, les différentes personnes qui interviennent dans le processus de traitement doivent se contrôler mutuellement et éviter qu’une personne puisse commettre et dissimuler ses propres erreurs ou malversations.

Quelles sont les fonctions incompatibles ?

D’une manière générale, aucune personne ne doit avoir sous sa responsabilité toutes les étapes clefs d’une opération donnée. Ces étapes concernent :

1.      L’autorisation ( authorization) : Celui qui le pouvoir d’engager l’entreprise

2.      Conservation (custody) 

3.      L’Enregistrement (recording): La comptabilisation des opérations ou la réalisation des reporting financier ou autre

4.      Le Contrôle : sous ses diverses formes (rapprochement des comptes, audit, Inspection)

Le cumul d’au moins deux de ces quatre fonctions ne permet pas d’avoir un bon système de contrôle interne susceptible de fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs qui lui sont assignés :

•      La protection du patrimoine de l’entreprise
•      La réalisation et l’optimisation des opérations ;
•      La fiabilité des informations financières ;
•      La conformité aux lois et aux réglementations en vigueur.

En effet, selon le comité de Bale (1998), un SCI efficace nécessite que les tâches soient séparées de façon appropriée et que le personnel ne soit pas chargé de responsabilités conflictuelles. Les domaines susceptibles de donner lieu à des conflits d’intérêts devraient être identifiés, circonscrits aussi étroitement que possible et soumis à une surveillance attentive d’une tierce partie indépendante.

Mise en place

La mise en place d’une bonne séparation des tâches suppose l’existence de processus et de procédures sont clairement définis et formalisés. Ainsi, à partir de l’analyse de l’existant, il y a lieu d’identifier les points de contrôle pertinent en fonction des risques de fraudes y associés. Ensuite, une analyse doit être menée pour chaque fonction afin de détecter les risques de cumule de tâches :

Fonction	Non Cumulable avec	Risque
Opération de marché	Opération Post marché	possibilité d’avoir accès à des actifs de valeur et de manipuler des données financières en vue d’un profit personnel ou de dissimuler des pertes

Cette séparation ne doit pas être appliquée aveuglement ou bien ayant pour seul objectif de se conformer aux composantes d’un système de contrôle interne efficace. Ceci risque de créer une organisation très lourde avec des structures "bidon" qui ne jouent pas pleinement leurs rôles.

Contrôle compensatoire

Lorsque la séparation des tâches s’avère couteuse ou difficile à mettre en place, un contrôle compensatoire doit être instauré en vue d’atténuer le risque découlant du cumul des tâches incompatibles.

La séparation des tâches dans les banques

Le contrôle interne au sein des banques obéit aux mêmes principes généraux notamment pour les activités de contrôle et les séparations des tâches qui visent à réduire le risque de manipulation des données financières ou de détournement d’actif.

Au niveau du métier bancaire, le comité de bale (1998) a exposé quelques situations conflictuelles pouvant résulter du cumul des tâches incompatibles, notamment lorsqu’une personne est chargé :

•           de l’approbation du décaissement de fonds et de leur décaissement effectif;
•           des comptes clientèle et des comptes propres;
•           des transactions au titre du portefeuille bancaire et du portefeuille de négociation;
•      de la fourniture informelle d’informations à des clients sur leurs positions et de la relation commerciale avec ces mêmes clients;
•           de l’évaluation du caractère adéquat des dossiers de crédit et de la surveillance des emprunteurs après l’octroi des crédits;
•           de tout autre domaine où des conflits d’intérêts notables apparaissent et ne sont pas atténués par d’autres facteurs.

PAR Taoufik Aouiti
Auteur: N’hésitez pas à me signaler les erreurs qui peuvent glisser dans cet article afin de les corriger

Lire Aussi: Le contrôle Interne: c'est quoi, pourquoi, qui et ou?

Bibligraphie

*Gilles Chevalier;Yvon Houle, 1991, Théorie et pratique de la  Presses de l'Université Laval, 1991 vérification externe,

*ATH, Le point sur la séparation des tâches, un incontournable de bonne gestion.

* DIOKOHI Dalougou Désiré, 2001, Audit des opérations de trésorerie, Cas de SADEA Edition, CESAG.

*ISA 315, IDENTIFYING AND ASSESSING THE RISKS OF MATERIAL MISSTATEMENT THROUGH UNDERSTANDING THE ENTITY AND ITS ENVIRONMENT

*Bale, 1998, Cadre pour les systèmes de contrôle Interne dans les établissements bancaire.